Executive assistants spelen een cruciale rol in een bedrijf door belangrijke bedrijfsleiders bij te staan met planning, organisatie en administratieve taken. Terwijl er een aantal gemeenschappelijke verantwoordelijkheden en vaardigheden die de meeste executive assistenten moeten hebben, wanneer u de baan, uw functieomschrijving moet details over eventuele unieke verantwoordelijkheden of vaardigheden. In dit artikel zullen we u helpen uw executive assistant functieomschrijving en delen een aantal voorbeelden om u te helpen aan de slag.
Wat is de rol van een executive assistant?
De rol van een executive assistant is belangrijk voor het succes van de executive en, als gevolg daarvan, het bedrijf. Executive Assistant cursussen kunnen helpen u beter in dit werk te laten worden. Een executive assistant helpt de executive voor wie ze werken met taken zoals planning; herziening, prioriteren en reageren op e-mails; beantwoorden en terug te keren telefoongesprekken; het organiseren van documenten, het bijhouden van records, het nemen van notities bij vergaderingen en alle andere administratieve taken die helpen de executive uitvoeren van hun werk.
Hoe schrijf je een functiebeschrijving voor Executive Assistant?
Hoewel elke functiebeschrijving – of deze nu op Indeed, een andere site voor vacatures of de website van uw bedrijf is geplaatst – een verklaring inzake gelijke kansen op werk, functieverantwoordelijkheden, vaardigheden en opleidingsvereisten moet bevatten, moet de functiebeschrijving van executive assistant ook specifieke verantwoordelijkheden bevatten die uniek zijn voor de rol binnen uw bedrijf of voor de executive met wie de assistant zal werken.
Voor het schrijven van een functiebeschrijving die een beroep zal doen op gekwalificeerde kandidaten, moet je direct praten met de uitvoerende macht om uit te vinden hun topprioriteiten voor de executive assistant. Vraag hen of ze unieke werkgewoonten of voorkeuren op te merken. Bijvoorbeeld, als de executive vaak reist, wilt u verantwoordelijkheden met betrekking tot het maken van reisarrangementen en de behandeling van reisbonnetjes op te nemen in de functieomschrijving.
Korte functie omschrijving
Executive assistants voeren meer uit dan administratieve taken; ze zijn vaak de “rechterhand” van de executive die hen in staat stelt initiatieven en doelstellingen van het bedrijf te bevorderen. Ze filteren en zorgen voor de dagelijkse functies die deel uitmaken van de rol van de executive, zodat de executive zich kan concentreren op de leiderschaps- en strategiefuncties op hoog niveau. De functiebeschrijving moet een kort overzicht bevatten van het bedrijf en de belangrijkste functies van de functie, evenals gedetailleerde informatie over verantwoordelijkheden, vaardigheden en kwalificaties en voordelen.
Verantwoordelijkheden Executive Assistant
Je functiebeschrijving moet een lijst bevatten van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de executive assistant. Aangezien elke executive anders werkt en waarschijnlijk zijn eigen prioriteiten heeft, is het belangrijk om zo specifiek mogelijk te zijn over de verantwoordelijkheden, zodat u de meest gekwalificeerde kandidaten kunt vinden. Voel je vrij om meer specifiek in uw functie verantwoordelijkheden, maar de volgende zijn enkele van de meest voorkomende executive assistant verantwoordelijkheden:
- Beheer planning voor bedrijf executive (s)
- Opstellen, beoordelen en verzenden van communicatie namens de bedrijfsleider(s)
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het verzamelen van documenten en het bijwonen van de logistiek van vergaderingen.
- Telefoongesprekken beantwoorden en beantwoorden, berichten en informatie doorgeven aan de leidinggevende.
- E-mails prioriteren en indien nodig beantwoorden
- Reisarrangementen coördineren
- Bijhouden van diverse dossiers en documenten voor de leidinggevende(n).
- Executive Assistant Vaardigheden en kwalificaties
Executive assistenten hebben meestal een middelbare schooldiploma of GED, maar sommige bedrijven geven er de voorkeur aan dat sollicitanten ook een bachelordiploma hebben. Enkele van de belangrijkste vaardigheden voor een executive assistant zijn:
- Uitstekende schriftelijke en verbale communicatievaardigheden
- Time-management vaardigheden
- Vermogen om aandacht te besteden aan detail
- Organisatie vaardigheden
- Kunnen multitasken
- Basiskennis van vaak gebruikte computersoftware en -programma’s, zoals Microsoft Office
- Interpersoonlijke vaardigheden
Aanvullende informatie in de functiebeschrijving
U wilt informatie over uw bedrijf en de industrie op te nemen in de functiebeschrijving als goed, vooral als het gaat om de rol van de executive assistant en verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld, als het bedrijf heeft een CEO en COO en de executive assistant zal werken voor beide executives, wilt u deze informatie op te nemen in de functieomschrijving. Als, bijvoorbeeld, het bedrijf is in de digitale media-industrie, kunt u wilt dat kandidaten een praktische kennis van die industrie, met inbegrip van processen, terminologie en vaak gebruikte technologische programma’s hebben.
Het kan nuttig zijn om ook salarisinformatie op te nemen. Sterker nog, als u werknemers in Nederland heeft of een functie op afstand vervult die kandidaten uit Nederland kan hebben, kan het nodig zijn salarisinformatie op te nemen. Het is ook nuttig om informatie over de secundaire arbeidsvoorwaarden op te nemen, en vergeet niet om informatie over gelijke kansen op werk of andere wettelijk verplichte informatie op te nemen.